Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig og kontakt

Den som driver og eier Sjåførportalen er behandlingsansvarlig for portalens behandling av personopplysninger i piloten. Henvendelser om innsyn, retting, sletting, begrensning eller protest sendes ved å svare på pilotinvitasjonen. Juridisk navn, organisasjonsnummer og en varig personvernkontakt må kvalitetssikres før en bredere pilot.

2. Opplysninger vi behandler

• Innloggingsidentitet fra ChatGPT-innloggingen: stabil bruker-ID, e-postadresse og eventuelt navn.
• Profil og kontakt: navn eller firmanavn, profiltype, sted, telefon, e-post, presentasjon og kjøretøy-/kapasitetsopplysninger.
• Kvalifikasjoner: førerkortklasser, YSK, ADR og andre strukturerte kompetanser, kontrollstatus, eventuell utløpsdato og metadata om dokumentkontrollen.
• Tilgjengelighet og geografi: ledig/opptatt-status, datoer, fylke, sted, hjemmebase, operativ startbase, radius og aksept for lengre reise.
• Oppdrag og samhandling: oppdragskrav, interesser, kandidatforespørsler, bemanningsstatus, vurderinger og varslinger.
• Drift og sikkerhet: preferanser, modereringsopplysninger, hendelses- og administrasjonslogger, rate-limit-data og pilotstatistikk.
• For bedrifter kan adminnotater om kontaktperson, kontaktstatus og oppfølging behandles i den interne pilotoppfølgingen.

3. Dokumenter

Opplastede PDF-, JPG- og PNG-filer brukes bare til den manuelle dokumentkontrollen. Filen lagres privat mens den venter på vurdering, og originalen slettes når admin godkjenner eller avviser kontrollen. Deretter beholdes type, status, eventuell utløpsdato, kontrolltidspunkt og hvem som gjennomførte kontrollen. Ikke last opp andre opplysninger enn det som er nødvendig.

4. Formål og behandlingsgrunnlag

Opplysninger som er nødvendige for å opprette og bruke profilen, finne relevante treff, vise oppdrag, formidle kontakt og gjennomføre den valgte oppdragsflyten behandles for å levere tjenesten og oppfylle avtalen om bruk av portalen.

Sikkerhet, misbruksforebygging, moderering, begrenset hendelseslogging og nødvendig dokumentasjon av drift kan bygge på Sjåførportalens berettigede interesse i å drive en sikker og etterprøvbar pilot. Denne interesseavveiingen og konkrete oppbevaringstider må dokumenteres og kvalitetssikres før en bredere pilot.

Valgfrie matchvarsler sendes etter brukerens uttrykkelige innstilling og kan slås av på Min side. Dette omfatter varsler til sjåfører om nye relevante oppdrag og varsler til bedrifter når en sjåfør blir en ny match for ett eller flere av bedriftens aktive oppdrag. Varslet til bedriften inneholder ikke sjåførens telefonnummer, private e-postadresse eller eksakte koordinater. Driftsmeldinger om et aktivt oppdrag og viktig systeminformasjon om kontoen eller tjenesten kan være nødvendige for å levere og administrere den avtalte tjenesten. Eieradmin kan velge én eller flere registrerte brukere som mottakere. Denne kanalen skal ikke brukes til markedsføring eller nyhetsbrev.

5. Matching og rangering

Matchingen er deterministisk og regelbasert. Den bruker registrerte krav og opplysninger om kvalifikasjoner, verifiseringsstatus når oppdraget krever det, tilgjengelighet, kolliderende bemanning, kapasitet, kjøretøy, oppdragstype, koordinater, radius og et estimat for reisetid. Geografisk avstand beregnes fra koordinater; reisetiden er et teknisk anslag og ikke sanntidsruting.

Matchingen hjelper brukere å finne kandidater, men inngår ikke avtale og tar ikke en automatisk avgjørelse om ansettelse eller oppdrag med rettsvirkning for brukeren.

6. Hvem som ser opplysningene

Profil- og oppdragsopplysninger vises etter portalens rolle- og relasjonsregler. Kontaktdata til sjåfører vises ikke til andre sjåfører eller i den anonyme oversikten. En oppdragseier kan se kontaktdata til sjåfører som har meldt interesse i egne oppdrag. En sjåfør får nødvendig oppdragskontakt når relasjonen til oppdraget gir grunnlag for det. Eksakte sjåførkoordinater vises bare til profilens eier; bedriften ser avstand og estimert reisetid for rangerte kandidater.

Eieradmin kan få tilgang når det er nødvendig for dokumentkontroll, moderering, sikkerhet, pilotoppfølging og utsendelse av viktig systeminformasjon. E-post sendes individuelt, slik at mottakerlisten ikke blir synlig for andre mottakere. Utsendelsen logges med administrator, tidspunkt, emne, mottakergrupper, antall og leveringsstatus. Driftsleverandører behandler data på portalens vegne: OpenAI/Sites brukes for tilgang og hosting, Cloudflare-tjenester brukes for database og privat dokumentlager, og konfigurert e-postleverandør brukes for levering. Databehandleravtaler, behandlingssteder og eventuelle overføringsgrunnlag utenfor EØS må kvalitetssikres før en bredere pilot.

7. Lagring og sletting

Originale kontrolldokumenter slettes etter ferdig kontroll. Profilen kan slettes fra Min side når den ikke er knyttet til et aktivt valgt eller bemannet oppdrag. Sletting av profilen fjerner tilknyttede interesser, kandidatforespørsler, ventende varsler, kvalifikasjonsmetadata og vurderinger som løsningen uttrykkelig kobler til profilen. Oppdrag, sikkerhetslogger, aksepthistorikk og annen nødvendig dokumentasjon kan måtte håndteres separat.

Ved permanent profilsletting anonymiseres profilkobling, navn og e-post i mottakerhistorikken, mens overordnet utsendelseslogg og tellinger kan beholdes for nødvendig drifts- og revisjonsdokumentasjon. Løsningen har foreløpig ikke automatiske slettefrister for alle datakategorier. Opplysninger skal ikke beholdes lenger enn nødvendig for formålet, sikkerhet, dokumentasjon eller lovkrav. Konkrete frister og en full sletterutine er et åpent kvalitetssikringspunkt før en bredere pilot.

8. Dine rettigheter

Du kan rette profilopplysninger på Min side. Du kan også be om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet der vilkårene er oppfylt, eller protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Du kan klage til Datatilsynet. Rettighetene kan ha lovbestemte begrensninger.

9. Informasjonssikkerhet

Portalen bruker innlogging, serverbasert autorisasjon, rollebegrenset kontaktdata, privat dokumentlager, filtype- og størrelseskontroll, rate limiting og revisjonslogger. Ingen løsning er risikofri, og sikkerhetstiltakene må vurderes fortløpende.

10. Informasjonskapsler og sporing

Sjåførportalens kode bruker ikke analyse- eller markedsføringssporing og setter ikke egne samtykkekrevende informasjonskapsler. Innloggings- og hostingplattformen kan bruke teknisk nødvendige sesjonsmekanismer for sikker tilgang. Det er derfor ikke lagt inn et samtykkebanner.

11. Endringer

Erklæringen versjoneres. Ved vesentlige endringer blir brukeren informert, og ny aksept av bruksvilkårene kan kreves før videre bruk.